公司备用金管理制度（备用金的账务处理例题）

什么是备用金?

企业有些部门平时的零星支出比较多，如果消费一次就申请一次费用，流程冗杂，效率低下。备用金制度可以在一定程度上解决这一问题：由企业拨给部门一定的金额，由专人管理，部门的开销从这份金额里预支，消费后报销。这部分拨来的金额就是备用金，每次报销完后要补充金额，回到最初的数值。

根据企业的管理制度不同，备用金制度主要分为定额备用金制度和非定额备用金制度。如果部门或员工经常消费的金额是差不多的，那么企业可以使用定额备用金制度，该额度必须是经过事先核定的符合实际的;如果部门或员工的零星支出较多，金额不定，可以制定非定额备用金制度。

备用金的特点

备用金是企业内部人员备作差旅费、零星采购、零星开支等的款项。

备用金通过基本户取现。一般户只能转账，不能取现；只有基本户才能用取现。

备用金取现限额是每天低于5万元。

备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。

预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3～5天零星支付所需现金。

备用金使用需要注意的点

备用金每天虽有一定的限额，但总体限额是没有的。但需要注意：备用金过大过于频繁支出，会有税务风险。

备用金的报销需要规发票进行，对退少补。

备用金会计分录怎么写

xx公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （借出去的现金）

贷：现金 1600（现金借出，现金减少）

行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1520 （购买的办公用品为管理费用）

现金 80 （借出去的现金未用完部分收回

贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （冲借方，结转掉，借出去的现金收回，出纳员收回多借的未用现金80元。）

如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1780 （购买的办公用品为管理费用）

贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600（借出去的现金冲销）

现金 180 （还要付180元）

出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。